في المشهد الرقمي اليوم، يُعد البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من التواصل المهني في مجال الأعمال. ومع ذلك، فإن إستخدام حسابات البريد الإلكتروني الشخصية مثل Gmail أو Yahoo أو Outlook للعمل يمكن أن يشكل مخاطر أمنية كبيرة. وفيما يلي أسباب أهمية تجنب هذه الممارسة:
نُقص الضوابط الأمنية
حسابات البريد الإلكتروني الشخصية ليست مُصمّمة بنفس مستوى الأمان الذي تتمتع به أنظمة البريد الإلكتروني للأعمال. فهي عادةً ما تفتقر إلى ميزات الأمان المتقدمة مثل المصادقة متعددة العوامل، والتشفير، والتدقيق الأمني المنتظم. وهذا يجعلها أكثر عرضة لهجمات القرصنة والتصيد والاحتيال الإلكتروني.
على سبيل المثال، في عام 2013، حدث إختراق هائل للبيانات في شركة Target الأمريكية العملاقة للبيع بالتجزئة مما كشف معلومات بطاقات الائتمان لملايين العملاء. وقد تم تحديد سبب الاختراق إلى رسالة بريد إلكتروني تصيدية أُرسلت إلى حساب بريد إلكتروني شخصي لبائع خارجي، مما سمح للمهاجمين بالتسلل إلى شبكة Target.
كما اشتهر أيضًا في عام 2016 أثناء الانتخابات الرئاسية الأمريكية، وقع رئيس حملة هيلاري كلينتون ضحية لهجوم تصيد احتيالي على حسابه الشخصي على Gmail. أدى هذا الاختراق إلى نشر الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني، مما تسبب في تداعيات سياسية كبيرة.
مشاكل الإمتثال
غالبًا ما يُطلب من الشركات التقيد باللوائح المختلفة المتعلقة بحماية البيانات والخصوصية، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يمكن أن يؤدي استخدام حسابات البريد الإلكتروني الشخصية للاتصالات التجارية إلى عدم الامتثال، لأن هذه الحسابات لا تخضع لنفس ضوابط الأمان والخصوصية التي تخضع لها أنظمة البريد الإلكتروني للشركات.
فَقد البيانات وتسربها
من المهم أن تتذكَّر أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وجميع البيانات التي تحتويها مخزّنة لدى مزوّد خدمة البريد الإلكتروني. عندما تقوم بالتسجيل في خدمة بريد إلكتروني مثل Gmail، فإنك توافق على شروط الخدمة وسياسات الخصوصية الخاصة بهم. هذه الوثائق غالباً ما تمنح مقدم الخدمة الحق في فحص وتحليل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لأغراض مختلفة. وهذا يزيد من خطر فقدان البيانات أو تسربها لأن حسابات البريد الإلكتروني الشخصية ليست ضمن البيئة المحلية الآمنة للشركة والتي يتم نسخها احتياطيًا ومراقبتها من قبل مزودي الخدمات المُدارة.
المخاطر القانونيّة
في حال حدوث نزاعات قانونية أو تحقيقات، قد يكون استرداد رسائل البريد الإلكتروني من الحسابات الشخصية أمرًا صعبًا. لا يمكن اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني الشخصية بسهولة في الإجراءات القانونية، مما قد يؤدي إلى تعقيدات وعقوبات قانونية محتملة للشركة.
المهنيّة والثقة
قد يبدو استخدام حساب بريد إلكتروني شخصي لأغراض العمل غير مهني وقد يقوض ثقة العملاء والشركاء. فهو يشير إلى عدم الإلتزام بالأمان والاحترافية، مما قد يضر بسُمعة نشاطك المهني.
التَّوازن بين العمل والحياة الشخصية
إن خلط رسائل البريد الإلكتروني الشخصية والمهنية قد يؤدي إلى طمس الخطوط الفاصلة بين العمل والحياة الشخصية، مما يؤدي إلى الإرهاق وانخفاض الإنتاجية. لذلك فإن فصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل يساعد في الحفاظ على توازن سليم بين العمل والحياة الشخصية.
لذا، على الرغم من أن استخدام البريد الإلكتروني الخاص بك للعمل قد يكون سريعاً وسهلاً، إلا أن المخاطر تفوق الفوائد بكثير. لحماية عملك والامتثال للوائح التنظيمية والحفاظ على الاحترافية، استخدم دائماً حساب بريد إلكتروني مُخصصاً للأعمال. قسم تقنية المعلومات أو مزود الخدمة في شركتك (MSP) يمكننا توفير الأدوات والدعم اللازمين لضمان أمان اتصالاتك وتوافقها مع المعايير المطلوبة. نوصي باستخدام خدمة تعتمد على الإشتراك ومُصممة خصيصاً للأعمال والشركات مثل Microsoft 365.
من خلال الالتزام بهذه القاعدة البسيطة، يمكنك حماية عملك أو مكان عملك من خروقات الأمن المحتملة والمشكلات القانونية المحتملة، مع تقديم صورة احترافية لعملائك وشركائك.
